Sistema de gestión: ¿por qué es necesario para tu restaurante?

Descubre qué es un sistema de gestión, cuáles son las ventajas y cómo implementarlo en tu restaurante.

En 1792, Antoine Beauvilliers sorprendió a un grupo de clientes incrédulos con lo que en ese momento era algo sin precedentes: el restaurador propuso un conjunto de opciones de comidas, organizadas en lo que él llamó el «menú». Esta innovación supuso el nacimiento del restaurante moderno, en una época en la que la oferta se limitaba a un único plato, pensado para saciar el apetito de los viajeros apurados.

Considerado uno de los padres fundadores de la gastronomía moderna, Beauvilliers iría aún más lejos al ser el primero en el sector en pensar en el ambiente de la sala, seleccionar empleados bien equipados en cuya formación invirtió y equipar la cocina (y el vino bodega) en una para satisfacer todos los caprichos.

Así nació una nueva generación de restaurantes, una experiencia superior que sería luego una inspiración durante siglos de la gastronomía francesa, y la primera de muchas innovaciones que transformarían el sector.

¿Qué es un sistema de gestión?

Hoy, más de 200 años después de la muerte de Beauvilliers, el mundo de los restaurantes continúa evolucionando, a pesar de que los cambios son menos visibles para los clientes. La industria está cambiando desde dentro. La forma de comunicación y organización se ha beneficiado de una poderosa pero discreta herramienta: el sistema de gestión.

Un sistema de gestión es un software que organiza e interconecta los procesos internos en las diferentes áreas del restaurante, con el fin de facilitar el trabajo, optimizar los resultados y aumentar la productividad del equipo.

Desde los pedidos de los clientes hasta la realización de los pedidos a los proveedores, pasando por el control de la facturación y el consumo de ingredientes, un sistema de gestión tiene el potencial de eliminar tareas burocráticas y liberar a las personas para lo que realmente aporta valor: pasar más tiempo con el cliente.

Cómo funciona el sistema de gestión en la práctica

La adopción de un sistema de gestión trae varios beneficios prácticos para el gerente moderno. Estos son los principales.

Reducción de costes y residuos
La integración de datos de diferentes áreas crea una visión completa del restaurante. De esta forma, es posible identificar áreas donde se pueden reducir costos y apoyar la toma de decisiones con números.

Por ejemplo, es posible detectar un aumento significativo en el volumen de compras a proveedores que no va acompañado de un crecimiento proporcional en las ventas. Este tipo de comportamiento desencadena una alerta, que merece ser analizada. O puede detectar que el ticket promedio, el valor por comida, ha estado bajando, lo que podría llevar a rehacer el invento de Beauvilliers y repensar el menú.

Información relevante a un dedo de distancia
Cuando se trata de grandes transformaciones en el sector de la restauración, pocos años se comparan con el 2004. En ese año, se estrenó una innovación cuyo impacto se extendería hasta el día de hoy: se lanzó la primera plataforma de comentarios en línea. Reseñas, estrellas, puntuaciones pasaron a formar parte del léxico y, desde entonces, la preocupación por los datos ha ido en aumento. Hoy, gracias a los sistemas de gestión, la información introducida genera informes precisos, con información real del estado del establecimiento. Los informes se pueden personalizar para mostrar solo la información más relevante, desde ventas hasta artículos agotados y listas de compras, para ganar tiempo para sus asuntos comerciales importantes.

Más autonomía y productividad para el equipo
Los sistemas de gestión no son precisamente nuevos. En 1995, llegó al mercado la primera solución diseñada específicamente para la restauración, pero solo estaba disponible para las principales cadenas de comida rápida a nivel mundial.

La introducción de esta tecnología fue uno de los secretos detrás de los altos niveles de automatización y estandarización alcanzados en los procesos de trabajo. Pronto, muchos otros restaurantes se dieron cuenta del potencial para hacer que los equipos fueran más autónomos y productivos. La claridad del proceso mejoró la comunicación y evitó la necesidad de rehacer tareas. También contribuyó a una mayor seguridad al identificar los procedimientos más correctos, ergonómicos y probados. Actualmente, la sencillez de uso y los costes de instalación hacen que un sistema de gestión sea más accesible y eficiente.

Mayor calidad de servicio
Un sistema de gestión va mucho más allá de la organización interna. Los cambios son visibles y se reflejan para los clientes. La velocidad y la calidad del servicio mejoran. El equipo, en lugar de estar involucrado en tareas burocráticas, tiene más tiempo para estar con los clientes. La automatización es uno de los factores esenciales para una experiencia de servicio más humana y lo convierte en una excelente experiencia de restaurante.

Control de stock
El inventario es una de las tareas más lentas, manuales y propensas a errores en un restaurante. Además, puede conducir fácilmente a fallas en los pedidos, lo que genera costos adicionales si se exceden las fechas de vencimiento. A través de un sistema de control de stock, es posible saber siempre lo que entra, lo que sale y lo que se almacena en el restaurante.

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