Fraude: ¿cómo evitarlo al momento de realizar el cierre de caja?
La determinación del cierre de caja es parte fundamental del control de flujo de caja en cualquier establecimiento. Pero, ¿cómo se puede hacer de manera más productiva?
Los establecimientos pequeños, medianos o grandes se enfrentan a un problema común: los desvíos de dinero. Hasta cierto punto, las diferencias en la altura del cierre de la caja son normales y aceptables. Sin embargo, si esta situación se da con frecuencia, podrías estar siendo víctima de uno de los problemas más habituales en el mundo de la restauración. Descubre cómo evitar este tipo de fraude.
¿Cómo identificar el fraude de cierre de caja?
El primer paso para combatir estas desviaciones es conocer las señales de alerta. Si tu establecimiento no forma parte de una gran red comercial o sistema de franquicias, entonces es aún más vulnerable al fraude en el momento del cierre. Incluso las pequeñas diferencias y errores, si son recurrentes, pueden ser una señal de que el control de tesorería está comprometido. Para poder identificar el fraude, es necesario estar atento y monitorear todo el proceso, especialmente en momentos críticos como el ingreso de nuevos empleados.
La formación y motivación del equipo son fundamentales para prevenir el fraude
Un equipo bien estructurado y formado es el punto de partida para construir relaciones duraderas y de confianza, evitando situaciones como el fraude. Lo más importante es que cada empleado tenga un rol bien definido, especialmente en lo que respecta a las transacciones financieras. Asegúrate de que en cada turno haya alguien calificado para atender las diferentes situaciones relacionadas con los pagos. Estos empleados deben contar con una formación específica, para que se sientan más seguros a la hora de realizar transacciones y sepan cómo actuar para solucionar cualquier problema.
Encuentra el equilibrio entre familiaridad y formalidad en las relaciones
Además de un equipo bien formado y estructurado, es fundamental establecer cierta formalidad en las relaciones entre las figuras de liderazgo y el resto del equipo. Es importante tener un buen ambiente entre los empleados, pero los roles y funciones de cada uno deben estar bien definidos, para evitar abusos de poder o confianza. Estas situaciones pueden, en casos extremos, conducir al fraude.
El control estricto del flujo de efectivo es esencial
El control del flujo de caja es un punto elemental y fundamental para identificar y evitar desviaciones. Por ello, además de seguir de cerca este proceso, siempre debe haber un responsable de confianza en este puesto. Al mismo tiempo, debe hacer balances comerciales regulares.
Liderar con el ejemplo y comenzar con valores
Todo líder debe predicar con el ejemplo y transmitir valores éticos a su equipo. Pensar solo en políticas punitivas no es la solución al problema. Además de las estrategias de seguimiento y prevención, evitar el fraude en el momento del cierre de caja requiere una formación periódica del equipo y un liderazgo ejemplar con total transparencia.
La automatización es fundamental para evitar el error humano
Un sistema de gestión permite cerrar el efectivo de forma más segura y automática, con menos probabilidad de fraude y malversación. Por ejemplo, es posible definir quién tiene acceso al resultado final del restaurante y quién está autorizado a reabrir la caja. Prefiera un sistema que integre todas las ventas de tu establecimiento, ya sea presencial o a domicilio.
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